Sådan vælger du den rigtige bogholder — 7 spørgsmål du skal stille

At vælge bogholder handler om mere end pris. Bogholderen får adgang til virksomhedens mest følsomme tal, bliver medansvarlig for, at moms og bilag håndteres korrekt, og er ofte den, du ringer til, når der opstår et akut spørgsmål. Et dårligt match viser sig sjældent med det samme — det kommer typisk til udtryk som forsinkede svar, overraskende regninger eller fejl, der først opdages ved årsafslutningen eller en skattekontrol. Her er de 7 spørgsmål, vi mener, du bør stille, før du skriver under på et samarbejde.

De fleste virksomhedsejere har hverken tid eller lyst til at skifte bogholder ofte, og det er der god grund til — hver overdragelse koster tid, og det tager altid en periode, før et nyt samarbejde finder sin rytme. Derfor betaler det sig at bruge lidt ekstra tid på at stille de rigtige spørgsmål, inden du vælger, i stedet for at opdage et halvt eller helt år senere, at samarbejdet ikke fungerer, som du havde håbet.

1. Hvad koster det — og er prisen fast?

Bed altid om et konkret prisoverslag, før du siger ja. Spørg specifikt, om prisen er fast pr. måned, eller om den afregnes efter timeforbrug — og hvad der sker, hvis din bilagsmængde stiger. En leverandør, der ikke kan eller vil give dig et klart svar på dette spørgsmål med det samme, bør give anledning til eftertanke. Få desuden afklaret, hvor ofte prisen kan ændre sig, og om en eventuel prisstigning varsles i god tid, så du ikke bliver overrasket midt i et regnskabsår.

2. Hvilke systemer arbejder du i?

Spørg, om bogholderen arbejder i det system, du allerede bruger — for eksempel e-conomic, Dinero, Billy eller Uniconta — eller om du skal skifte system for at kunne bruge dem. Et systemskifte er ikke i sig selv et problem, men det er noget, du bør vide om og planlægge for på forhånd, i stedet for at blive overrasket undervejs. Spørg også, hvem der ejer adgangen til systemet — det bør altid være dig, så du ikke står uden adgang til dit eget regnskab, hvis samarbejdet en dag skal ophøre.

3. Hvem har ansvaret ved fejl?

Fejl kan opstå, uanset hvor dygtig bogholderen er. Spørg derfor, om leverandøren har en erhvervsansvarsforsikring, der dækker økonomiske fejl i bogføringen, og hvordan de håndterer det, hvis en fejl opdages — retter de den for egen regning, og hvordan kommunikerer de det til dig? Et seriøst bogføringsfirma vil have et klart svar klar på dette spørgsmål, og vil typisk selv tage initiativ til at orientere dig, hvis en fejl bliver opdaget, i stedet for at vente på, at du selv spørger.

4. Hvor hurtigt svarer du?

Spørg konkret ind til svartider: Har du en fast kontaktperson, eller lander din henvendelse i en fælles indbakke? Hvor lang tid går der typisk, før du får svar på et akut momsspørgsmål eller en uklarhed på kontoudtoget? Uklare svar på dette spørgsmål er ofte et tegn på, at samarbejdet i praksis kan blive langsommere, end du håber. En fast kontaktperson, der kender din virksomhed, er ofte hurtigere at få fat i og har mindre behov for at sætte sig ind i sagen fra bunden hver gang, du ringer.

5. Hvad er inkluderet — og hvad koster ekstra?

Bed om en liste over, hvad der er inkluderet i den pris, du bliver tilbudt — og hvad der koster ekstra. Er bankafstemning og momsindberetning inkluderet, eller er det tilkøb? Hvad med lønkørsel, kvartalsrapporter eller hjælp til enkeltstående spørgsmål? Jo mere præcist svaret er, jo mindre risiko er der for overraskelser på fakturaen senere. Få gerne svaret på skrift, så du har noget at holde leverandøren op på, hvis der senere opstår tvivl om, hvad der egentlig var aftalt.

6. Kan du vokse med os?

Din virksomhed ser forhåbentlig ikke ud om to år, som den gør i dag. Spørg, om bogholderen eller bogføringsfirmaet også kan hjælpe med lønkørsel, når du ansætter flere, og om de kan følge dig hele vejen til årsregnskabet, når det bliver relevant. Et samarbejde, der kan vokse med virksomheden, sparer dig for endnu et leverandørskifte om et par år.

7. Hvordan foregår overdragelsen?

Spørg konkret ind til, hvordan opstarten foregår: Hvem indhenter data og adgange fra din nuværende løsning? Hvor lang tid tager det, før I er i drift? Og hvad sker der, hvis der er rod eller efterslæb i den eksisterende bogføring? Et godt svar her er typisk et tegn på, at leverandøren har prøvet det mange gange før. Spørg desuden, om overdragelsen kan ske midt i et regnskabsår, uden at det skaber huller eller dobbeltarbejde i bogføringen — det bør ikke være et problem for en erfaren udbyder.

Tjeklisten samlet

Før du vælger bogholder, så sørg for at have svar på:

1. Hvad koster det — og er prisen fast?
2. Hvilke systemer arbejder de i?
3. Hvem har ansvaret ved fejl?
4. Hvor hurtigt svarer de?
5. Hvad er inkluderet — og hvad koster ekstra?
6. Kan de vokse med din virksomhed?
7. Hvordan foregår overdragelsen?

Har du brug for konkrete svar på alle 7 spørgsmål, kan du læse mere om vores bogføringspakker, eller kontakt os direkte og få dem besvaret i en gratis samtale.